病院様の操作や機能についてご紹介いたします

患者様へのご対応はFAST LIST導入後もほとんど変わりません。
これまで通り、病院に来られた患者様を受け付けしていただき順番になったら診察室へとお呼びください。

FAST LIST導入後は、患者様が病院の待合室で待つか家や外で待つかの違いですので、これまでの業務の流れが大幅に変化することなくお使いいただける、とてもシンプルな予約システムです。「○時から△様の予約が入っているから」と予定を立てる必要もありません。

予約システムを操作していただく病院のスタッフ様に行っていただく主な3つの操作について順番にご紹介致します。

管理者様の操作

病院様の主な操作 [1]

病院様の主な操作の1つ目は「システムステータスを進める」です。

システムステータスは全部で7つありますので、1日に最大で7回システムステータスを進めるだけです。
「予約受付の自動開始機能」「予約受付の自動終了機能」がございますので、さらに手順は簡略化されます。

病院様の診療時間に沿ってシステムステータスを進めていただくことで、予約受付を開始したり終了したりと、予約システムが自動的に動作致します。1日の流れにそって、ボタンを数回押していただくだけですのでとても簡単です。

各システムステータスをご紹介致します。

 1.[システム開始] ・・・ 管理画面を開いたら押します。本日の予約システムが準備されます。
 2.[午前予約受付開始] ・・・ 午前の予約受付が開始します。
 3.[午前予約受付終了] ・・・ 午前の予約受付が終了します。何人待ちかは引き続き表示されます。
 4.[午前終了] ・・・ 午前診療が終わったら押して、お昼休みとなります。
 5.[午後予約受付開始] ・・・ 午後の予約受付が開始します。
 6.[午後予約受付終了] ・・・ 午後の予約受付が終了します。何人待ちかは引き続き表示されます。
 7.[システム終了] ・・・ すべての診察が終わったら押して、管理画面を閉じます。

設定した時間に予約受付を自動的に開始したり、停止したりする機能があります。
この機能を使っていただくと、毎朝、[システム開始]にしておくだけで、時間になると [午前予約受付開始] に自動的に切り替わり、さらに [午前予約受付終了] へと自動的に切り替わりますので(午後も同様)半自動での運用が可能です。

システムステータスは最大で7つですが、例えば午前診療のみ(午後は休診)の曜日は、自動的にシステムステータスが4つに変化します。

[システム開始] ⇒ [午前予約受付開始] ⇒ [午前予約受付終了] ⇒ [システム終了]

病院様の主な操作 [2]

病院様の主な操作の2つ目は「飛び込みの患者様を入力する」です。

こちらも数秒で終わる作業です。

飛び込み患者様とは、順番予約をせず病院の受付に直接来られた患者様のことです。

飛び込み患者様をすべて予約システムに入力することで、[患者様の予約ページ]と[病院様側の管理画面]に患者様の順番待ちリストが自動的にできあがります。

これにより、現在何人待ちの状態かがリアルタイムで表示されます。

 

飛び込み患者様を追加する場合も管理画面から操作します。

クリックしていただくと、以下の入力ページへと移動します。

ステータスに「来院済み」「ご予約」とありますが、飛び込み患者様はすべて「来院済み」です。

飛び込み患者様を一人ずつ入力する作業は面倒に思われるかもしれませんが、必須項目は「お名前」だけです。病院様側の管理画面にしか表示されませんので、名字だけでもひらがなでも構いません。実は数秒で終わるとても簡単な操作です。

「患者リストを呼びさせたら楽なのでは?」とお問い合わせをいただくのですが、リストから該当患者様を検索し選択するよりも、「ごとう」と名字だけを数文字入力する方が遥かに早く楽です。

ご自身で順番予約ができない患者様が、お電話や窓口で予約を希望された場合に「ステータス」の「ご予約」を使用することで、病院様側で代わりに順番予約をお取りすることができます。

[連続で追加する]にチェックすれば、入力後に管理画面に戻るのではなく、続けて患者様を追加することができます。

 

患者様リストの最後尾に「ごとう」様を追加しました。

患者様側の画面にはお名前は表示されず、表示されるのは病院様側の管理画面だけですので、入力は名字だけでもひらがなのままでも問題ありません。

同時に、患者様側の予約画面にも、順番待ちが1人増えて7人待ちへと即座に反映されます。

病院様の主な操作 [3]

病院様の主な操作の3つ目は「来院済み」ボタンと「診察/削除」ボタンを押していただくことです。

予約患者様が来院されたら [来院済] ボタンを押します。
患者様を診察室にお呼びしたら[診察/削除]ボタンを押します。
どちらもボタンを押すだけの簡単操作です。

管理画面の患者様リストから操作していただきます。

整理番号15番の川内由香様は、[web]予約中となっています。これはwebから順番予約をされたということです。
(一方、[管]とは、病院様が管理画面から入力されたことを意味しています。)

川内様が病院の受付に来院されたら、川内様の右側にある「来院済」ボタンをクリックします。
これにより、川内様は [来院済み] と変わりメール配信がストップします。
(ご来院いただいたのでメールは不要となります。院内でのスマートフォンの利用が好ましくないという意図もございます。)

次に、リスト先頭の10番の赤津あゆみ様が診察室に呼ばれましたら「診察/削除」ボタンをクリックします。
これにより赤津様はこの患者様リストから削除され、後ろに並ばれている患者様の順番が1つ繰り上がります。
すると、メール配信を希望された順番予約中の患者様には、順番が1つ近づいたことがメール配信されます。

以上が病院様側の予約システムの主な3つの操作です。
メインとなる操作はこれだけです。

管理画面からすべての操作ができます

予約システムを操作していただく病院のスタッフ様には、病院の受付等でFAST LISTの管理画面を常に表示していただきます。そして、上記の主な3つの操作を含む予約システムの操作はすべてこの管理画面から行うことができます。

このように、FAST LISTは順番予約に特化したことで、シンプルで直感的に操作できる病院予約システムですが、一方で機能面は充実しており、シンプルな予約システムを便利に運用していただくことができます。

院内モニター用の画面

FAST LISTを操作するパソコンとは別に、インターネットに接続されたパソコンと院内モニターをもう一台ご用意いただければ、以下のような院内モニター用の画面を表示させることができます。(ご利用は任意です)

院内モニター用の画面

「次にお呼びする患者様番号」がデフォルトの画面です。
その他に現在の予約状況として「順番待ち先頭5名様」の番号を表示させたり、予約せずに来院された患者様に対して「現在の待ち人数」や「現在の待ち時間の目安」を表示することもできます。また、「病院からのお知らせ」は管理画面からいつでも5つまで追加することができます。これらの「次にお呼びする患者様番号」と「予約状況」と「待ち人数/待ち時間の目安」と「お知らせ」が交互にスライドアニメーションで院内モニターに表示されます。院内モニターは予約システムの標準機能ですのでご希望の方は無料でお使いいただけます。

院内モニターの詳細

その他の機能のご紹介

患者様に「お知らせ」を表示
患者様の予約画面に、貴院からのお知らせを表示することができます。管理画面から書き込み・編集・削除が簡単に行えます。『インフルエンザ流行によるマスクの着用のお願い』や、『臨時の休診日のご案内』など、患者様に向けて告知することができます。

お知らせ表示の詳細

順番メールの自動配信
順番予約をされた患者様には順番が近づく度に自動的にメール配信されます。病院様側でメール配信の操作は一切必要ありません。状況に応じてメール文面も自動的に変化します。

自動メール配信の詳細

仮予約枠の自動作成 (飛込み患者様の割り込み機能)
この機能を利用すると、順番待ちリストに「仮予約枠」を自動的に作成し、使用されなかった仮予約枠は自動的に消滅していきます。「仮予約枠」が、未来の患者様に代わって順番待ちをしてくれますので、飛込み患者様が来院されたら、「仮予約枠」をその患者様に置き換えることで、順番待ちに割り込ませることができます。「遊園地で子供の代わりに父親が列に並ぶ」のと理屈は同じです。
来院後ずっと順番を待たなければならない飛込み患者様の不利を解消する機能で、あらかじめ仮予約枠を確保してあるため、割込みによって予約患者様の並び順は変わらず不平等となりません。
(仮予約枠の作成ペースや消滅させる順位は、管理画面よりいつでも変更可能です。)

仮予約枠機能の詳細

急患モード
管理画面からボタン1クリックで急患モードにすることができます。急患モードにすることで、緊急処置が終わるまで来院せずお待ちいただくよう患者様に表示することができます。同時にメール配信希望の予約患者様にはメールが配信されますし、院内モニターにも緊急処置中であることが表示されます。
(急患モード中も予約は可能です。)

急患モードの詳細

診療開始前に予約受付を開始する(予約優先)
診療開始時刻にお並びの飛び込み患者様を優先するために、お並びの飛び込み患者様を入力してから予約受付を開始するようにご案内いたしておりますが、診療開始時刻より前に「午前予約受付開始」へと進めていただくことで、予約患者様を優先する(先に受け付ける)こともできます。
また「予約受付の自動開始」機能をご併用いただければ、毎日決まった時間に自動的に予約受付が開始しますので、患者様にとっても非常に分かりやすくなります。

予約患者様優先の詳細

予約受付を自動的に開始する
予約受付は管理者様がステータスを「午前(午後)予約受付開始」に変更することで受付開始となりますが、予め曜日ごと予約受付の開始時刻を設定しておくことで、「システム開始」→「午前予約受付開始」のように、自動的にステータスが変更され、予約受付を自動的に開始します。
また、自動開始するかどうかの確認が毎回表示されますので、意図しない予約を受け付けてしまう心配もございません。(30分前という時間設定は変更できます。)

自動予約開始の詳細

予約受付の自動停止タイマー
予約受付は管理者様がステータスを「午前(午後)予約受付終了」に変更することで受付終了となりますが、万が一お忘れになられた場合でも、午前・午後の診療終了時刻の30分前になると、自動的にステータスが変更され、新規予約受付を自動停止します。(30分前という時間設定は変更できます。)

自動予約終了の詳細

診察上限人数の設定
午前・午後それぞれに、上限人数を設定することができます。設定した人数に到達すると自動的にステータスが変更され、新規予約受付を自動停止します。

上限人数設定の詳細

代表者による複数予約
ご家族で診察希望の場合など、一度の予約操作で代表者に人数分の予約を連番で取っていただくことができます。
一方で動物病院様など、一つの予約で多頭診察に対応される場合などは、予約する枠は1つだけにしつつ診察希望人数だけを把握することもできますし、診察人数の入力自体を省略させることもできます。

代表者による複数予約

予想待ち時間の表示
患者様の予約画面や順番メールに「予想待ち時間」を表示することができます。1人あたりの平均診療時間を設定していただくだけで「現在の待ち時間」や「予約された方の待ち時間」を自動的に表示します。

待ち時間表示の詳細

新着予約の通知
新しく予約が入ると管理画面に通知します。通知方法は音、画面から選ぶことができ、「通知しない」に設定することもできます。

新着予約の通知の詳細

予約からの経過時間
患者様リストに追加されてからの経過時間を管理画面に表示/非表示にすることができます。患者様が予約や来院されてからの経過時間を把握することができます。

経過時間の詳細

患者様リストの復元
操作を間違えた場合などは1つ前、2つ前・・・ の状態に患者様リストを戻すことができます。予期せぬリストの破損時にも安心です。

患者様リストの復元

オンラインサポート
慣れていただければマニュアルもサポートも不要なほどシンプルな病院予約システムですが、もしご不明な点がございましたら、いつでも管理画面から掲示板感覚でダイレクトにご質問いただけます。ご質問いただきますと、迅速に管理画面内で回答いたしますので、患者様を気にしながらサポートに電話する必要がありません。システムを熟知した技術者がダイレクトに回答・対応致します。

オンラインサポート

特定の曜日だけ予約を受け付ける
毎日順番予約を運用するのではなく、例えば毎週土曜日だけ運用するといったご利用方法も可能です。

特定の曜日のみの運用

診療時間の臨時設定
例えば、月曜日が「午前診療・午後診療」に設定されていた場合、臨時で今日(月曜日)だけ「午前診療のみ」の診療に設定するといった診療時間区分の変更も簡単に設定できます。

診療午後休診の詳細

順番時に来院されなかった患者様の対応
患者様が順番になっても来院されなかった時は「時間切れ」ボタンにより判別しやすくなります。さらに「最後尾へ」や「3つ後ろへ」などの操作により患者様の順番を後ろに回すことができます。また、順番に遅れないように注意書きを、読み飛ばされないように目をひくアニメーションで表示することができます。

来院されない時の対応

電話予約にも対応
患者様から予約や予約キャンセルのお電話があった場合に、管理画面から予約を追加したり予約を削除することができます。

電話対応の詳細

注意書きを表示する
予約全般について、診療時間について、複数診察の予約についてなど、患者様の予約画面に様々な注意書きを表示させることができます。

注意書き表示の詳細

マイページの発行
予約患者様にはお一人ずつにマイページを発行致します。ご自身の順番が一目でわかるページです。マイページやご自分の番号をお忘れの場合もマイページへ簡単に戻ることができます。

マイページの発行

診察室でも予約状況を把握する
病院受付のパソコンで予約システムを操作し、診察室でもパソコンやタブレットを使用して予約状況を表示し把握するといったご使用方法が可能です。

複数台利用の詳細

患者様リストの自動バックアップ
全く別のサーバーに「患者様の順番待ちリスト」を自動的にバックアップしていますので、万が一のサーバーダウン時においても、直近の「患者様リスト」を閲覧することができます。

バックアップの詳細

詳細なシステム変更が可能
初めての患者様の予約を受付けるかどうか、予約時に診察券番号(生年月日にも変更可能)を入力していただくかどうか、順番があと何人となった時に来院していただくか、毎日の整理番号を何番からスタートするか、といった予約システムの詳細設定を管理画面から変更することができます。その他にもペット名を、複数予約時の全員分の診察券番号を、連絡先として電話番号を、など予約項目も柔軟に対応致します。ご希望に応じたカスタマイズも可能な限り対応させていただきます。
ロゴを入れたり、貴院HPのデザインと統一したりといったデザイン変更も対応させていただきます。

システム変更の詳細

いたずら予約ブロック機能
いたずら予約にもブロック対応が可能ですので個別にご相談下さい。

いたずら対応の詳細

分かりやすいマニュアル
予約システムの日々の操作・作業の流れや機能について図解で読みやすく解説した、分かりやすいPDFマニュアルをご用意しております。

マニュアルの詳細

予約システム導入を周知するリーフレットの印刷データを差し上げます
予約システムの導入を患者様にお知らせするためのリーフレットを、A4サイズと名刺両面サイズの2種類ご用意しております。お申し込みいただいた病院様にはリーフレットの印刷データとQRコードを差し上げております。

リーフレットの詳細

- これらの操作は デモページ で実際にご確認いただけます -

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