予約システムが自動的にメールを送信します
予約された患者様の順番が近づく度に予約システムが自動的にメールを配信し、あと何人で当該患者様の順番となるかをお知らせします。
このメール配信は、患者様が予約される際に[メール配信を利用する/利用しない]を選ぶことができます。メール配信を希望されない場合はweb上の予約画面にアクセスしていただき、随時ご自身の順番をチェックしていただきます。
(患者様の予約操作につきましては、こちらで詳しくご案内いたしております。 >> [患者様の画面･操作
])
メール配信を希望された患者様には、順番が近づくと以下のようなメールが送信されます。
(仕様変更により文面が多少変化している場合がございます。)
○○様
△△クリニックです。
○○様の順番が繰り上がりましたので、お知らせいたします。
あと5人で○○様の順番となります。
○○様の整理番号は『21番』です。
○○様の順番予約の状況は以下のページでご確認ください。
https://･･･････････
(『21番』をハイライトした○○様専用のページとなります)
順番が来た時にご来院いただけていない場合、順番の最後尾へ回させていただくこととなります。
キャンセルなどで繰上げが起こることもございますので、お待ちの方が3人の時には受付に来ていただきますよう、お早めのご来院をよろしくお願いいたします。
※ご都合により来院できなくなった場合は、必ずキャンセルを行ってください。
※メンテナンスや通信トラブルなどで順番予約システムが動作しない場合がございます。その場合には恐れ入りますが直接窓口にお越しください。
※緊急患者様の診療等の理由で、順番が前後してしまう場合がございますが、どうぞご了承ください。 当メールは自動で配信されるメールですので、ご返信いただいても届きませんのでご了承ください。
このメール配信は、順番が近づいた時や予約完了時に自動的に予約システムが送信いたしますので、クリニック様側でメール配信に関する操作は一切必要ございません。
メール配信は不要になると自動的に終了します
不要となったメール配信は自動的に終了されます。
例えば予約患者様が受付を済まされ、予約システムの管理者様が [来院済] をクリックすると、当該患者様のメール配信はそこで終了となります。クリニックに来院済みの患者様にはメール配信は不要となるためです。
その他にも、患者様の順番が近づいて「あと1人」となった場合に、そこでメール配信は終了となります。正確には最後のメール配信順位でメール配信が終了となりますが、初期設定では最後のメール配信の順番はあと1人となっております。
状況に応じてメールの文面も自動的に変化します
「あと3人」の時には受付に来ていただくようお願いしておりますので、当該患者様の順番が「あと3人」となりますと文面が以下のように変化します。
順番が来た時にご来院いただけていない場合、順番の最後尾へ回させていただくこととなります。
もう間もなく○○様の順番となりますので、お早めのご来院をよろしくお願いいたします。
(「あと○人」につきましては、クリニック様ごとに予約システムの管理画面からいつでも変更が可能です。)
また、診療開始時刻より前に予約受付を開始（予約優先）される場合、予約システムが診療時刻から自動的に判定して文面を変化させます。
キャンセルなどで繰上げが起こることもございますので、診療開始時刻となりましたら、お待ちの方が3人の時には受付に来ていただきますよう、お早めのご来院をよろしくお願いいたします。
メールアドレスはクリニック様側に通知されません
患者様が入力されたメールアドレスは順番予約の配信メールにのみ使用されるものですので、クリニック様の管理画面には表示されません。必要のない個人情報は持たないことで情報漏洩の防止と致しております。
メール配信をするタイミング
あと○人の時にメール配信をするかは、初期設定として決めさせていただいており、 管理画面下部「メール配信のタイミング」からご確認いただけます。配信のタイミングをもう少し減らす（増やす） ご希望がございましたら、オンラインサポートよりご相談いただければ対応させていただきます。
メール配信機能は利用しない設定も可能です
メール配信機能が必要ない場合は、予約画面からメールアドレスの入力項目を削除し、メール配信自体をオフにすることができます。