クリニック様の操作画面

FAST LIST導入後も、業務の流れはほとんど変わりません。患者様が待合室で待つか、自由に過ごされるかの違いですので、これまで通りお待ちの患者様を順番に診察室へとお呼びいただけます。
クリニック様に操作していただくのは「管理画面」1つだけです。すべての操作をこの管理画面から行うことができます。
主な操作は3つだけです。順番にご紹介します。

1.システムステータスを進める

主な操作の1つ目は、システムステータスを進めることです。
1日の流れにそって、ボタンを数回押していくだけですのでとても簡単です。

まずは[システム開始]を押すことで当日の順番予約が利用できる状態となり、システムステータスを進めていただくことで、任意のタイミングで予約受付の開始、終了ができます。

自動で進めることが可能

予約受付は自動設定が可能で、毎朝[システム開始]にしておくだけで、設定時刻になると [午前予約受付開始] さらに [午前予約受付終了] へと自動的に切り替わります。午後も同様に自動運用が可能です。さらに、早朝に予約受付を開始される場合など、[システム開始]を朝押すことが難しい場合は、前日に[システム開始]を設定しておくことも可能です。

午後休診

午後休診の曜日は、自動的にシステムステータスが以下の4つに変化します。
[システム開始] ⇒ [午前予約受付開始] ⇒ [午前予約受付終了] ⇒ [システム終了]

[補足]
各システムステータスをご紹介致します
1.[システム開始] ・・・ 管理画面を開いたら押します。当日の予約システムが利用できる状態となります。
2.[午前予約受付開始] ・・・ 午前の予約受付が開始します。
3.[午前予約受付終了] ・・・ 午前の予約受付が終了します。何人待ちかは引き続き表示されます。
4.[午前終了] ・・・ 押してお昼休みとなります。午後の予約システムが利用できる状態となります。
5.[午後予約受付開始] ・・・ 午後の予約受付が開始します。
6.[午後予約受付終了] ・・・ 午後の予約受付が終了します。何人待ちかは引き続き表示されます。
7.[システム終了] ・・・ すべての診察が終わったら押して、管理画面を閉じます。休診日はこのまま放置しておけば予約受付が始まることはありません。

2.飛込み患者様の入力

主な操作の2つ目は、飛込み患者様を入力することです。
こちらも数秒で終わる作業です。

飛び込み患者とは予約をせず来院された患者様のことです。
飛び込み患者様をすべて入力することで順番待ちリストが自動的に作成され、現在何人待ちかがリアルタイムで表示されます。

今は順番待ちリストは3人がお待ちの状態ですが、飛込み患者様を1人追加してみます。
「飛込み患者様の追加」ボタンを押します。

「飛込み患者様の追加」について

デモや試用期間中にお使いいただく中で、ご担当の方から「業務が増えるから」と敬遠されてしまうケースがございますが、実際に運用を開始していただきますと、予約患者様は患者様ご自身で入力作業を行ってくださいますので、予約システムが浸透してくるにつれて入力作業は軽減され、最終的にはほとんど自動的にリストが出来上がっていく形となります。
それよりも、待合室の混雑が減ることで受付の方の対応業務やストレスが軽減されるメリットの方が大きいです。

1クリックで追加

「1クリックで追加」にチェックを入れると、入力画面へ進まずに、飛込み患者様を瞬時に1人追加することが可能です。(患者様のお名前は整理番号となります。)
患者様が多い診療科や、カルテや番号札などで患者様と番号との整合が取れる場合に、順番だけを簡単に確保していく運用方法として有効です。

入力画面では項目が多く大変そうですが「お名前」項目を入力するだけで構いません。
またクリニック様側で判別できればよいので、名字だけひらがなで「ごとう」と入力するだけなので、数秒で終わるとても簡単な操作です。

リストから呼び出せたら楽?

「登録済みの患者リストから呼びさせたら楽なのでは?」とお問い合わせをいただくのですが、登録リストから該当患者様を検索し選択するよりも、「ごとう」と名字だけを数文字入力する方が遥かに早く楽です。また、患者様のデータベースを保持する必要がないので、個人情報漏洩のリスクがありません。

電話予約に対応

「ステータス」項目を「ご予約」にすることで、ご自身で順番予約ができない患者様の代わりに順番予約をお取りすることができます。

連続入力も可能

[連続で追加する]にチェックすることで、連続で患者様を追加することができます。

お名前に「ごとう」と入力して「追加」ボタンを押します。

リストの最後尾に「ごとう」様が追加されました。

同時に、患者様側の予約画面も、3人待ちから4人待ちへと即座に反映されます。

3.患者様のボタンを押す

主な操作の3つ目は、「来院済み」ボタンと「診察/削除」ボタンを押すことです。

「大橋大輔」様が予約をされ、リスト最後尾に表示されています。
予約患者様は【[web]予約中】の状態となり、飛込み患者様とは別の色で表示されます。

「大橋大輔」様が来院されたら、「来院済み」ボタンを押します。

「大橋大輔」様が予約をされ、【[web]来院済み】の状態となり、来院済みカラーに変わります。
同時に高橋様へのメール配信も終了します。

リスト先頭の「関谷」様を診察室へとお呼びしたら、「診察/削除」ボタンを押します。

「関谷」様はこの患者様リストから削除され、後ろの患者様の順番が1つ繰り上がり、後ろの方へのメール通知や予約画面上にも反映されます。

以上がクリニック様側の主な3つの操作です。

機能のご紹介

FAST LISTは順番予約に特化したシンプルな予約システムですが、便利に運用いただける機能は充実しております。実際にご利用いただいているクリニック様からのご要望を実現する形で生まれた、"使える"実用的な機能をご紹介します。すべて標準機能ですので、追加料金不要でご利用いただけます。

おすすめ機能

仮予約枠

予約していない患者様の待ち時間も軽減する機能です。「仮予約枠」を自動挿入しておき、来院された飛込み患者様に置き換えることで、順番待ちに割り込ませることができます。

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院内モニター

待合室にパソコンやタブレットを設置して、専用URLを表示するだけで院内モニターをご利用いただけます。次に呼ぶ方、待ち人数、貴院からのお知らせなどを表示できます。

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予防接種

予防接種の予約を判別できるようなり、予防接種の予約にだけ上限を設定すれば、在庫に合わせた受付や、予防接種だけで予約受付がいっぱいとなることを回避できます。

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お知らせを書く

管理画面から予約画面上にリアルタイムでお知らせを表示することができます。お知らせは5ブロックに分けて保存できますので、時期によって表示/非表示の切り替えが可能です。

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院内感染対策

簡易問診

予約時に簡易問診が可能です。「お薬のみ」や、「発熱症状あり」「嘔吐」など該当する症状のチェック、自由入力ボックスに症状を入力していただくなどのご利用が可能です。

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予約画面TOPにアクセスした際にポップアップを出現させ、「発熱症状のある方は来院せず電話をしてください」といった重要なご案内を患者様の目に触れやすい形で表示することができます。

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ポップアップは予約画面にアクセスした際に最初に表示されますし、OKを押さなければ次へと進めない仕組みのため、重要なご案内・お願いを表示する場合に効果的な表示方法です。発熱症状のある方には事前に電話していただくなど、コロナ対策としてご利用いただけます。

密を避ける

FAST LIST の順番予約の元々の効果として、待合室でお待ちの患者様を減らし密状態を解消することができます。クリニック様ごとの診察時間等によって、さらにコントロールが可能です。

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順番予約自体に、待合室や駐車場の混雑を解消する効果がありますので、FAST LIST のご導入により密状態の回避が可能となります。さらに、患者様に何人待ちの時にはお越しいただくかの「来院目安」をクリニック様ごとに設定できますので、なるべく小さな設定にしていただくことで、待合室の人数をさらに減らすことが可能です。

来院コントロール

急患モード

急患時には1クリックで急患モードに設定(解除)が可能で、急患時に来院前の患者様に待機をメールや画面上でお願いすることができます。文言変更により他の使い方も可能です。

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予約受付一時停止

混雑状況などの理由で予約受付を一時停止することができ、混雑回避のコントロールが可能です。予約受付一時停止中に表示される案内文章も状況によって選択しての表示が可能です。

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予約優先

お並びの飛び込み患者様を優先する意味で、通常はお並びの方を入力してから予約受付を開始致しますが、診療開始時刻より前に予約受付を開始し予約患者様を優先することも可能です。

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遅刻患者様への対応

順番が来た時に来院されていない場合、[最後尾へ]ボタンや[3つ後ろへ]ボタンを使うことで遅刻患者様の順番を下げ、2番目以降にお待ちの患者様の順番を上げることができます。

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自動で運用

予約受付自動開始

設定時刻になると自動的に予約受付を開始することができます。(曜日ごとに設定可能)

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予約受付自動終了

設定時刻になると自動的に予約受付を終了することができます。(平日・土曜・日曜別に設定可能)

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診察人数の上限

診察上限人数を設定し、自動的に予約受付を終了することができます。(曜日ごとに設定可能)

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飛込み枠の確保

午前、午後の予約開始前に、飛込み患者様用に数枠を抑えておくことができます。

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前日にシステム開始

早朝予約受付を行う場合など、朝システム開始を押すことが難しい方は前日にセットが可能です。

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通常は予約受付開始時刻より前に「システム開始」を押していただきますが、早朝に予約受付を開始される場合など、朝システム開始を押すことが難しい場合には、前日の診療終了後「システム終了」時に次回の「システム開始」を日付を選択し予約をしておくことができます。

いたずらブロック

いたずら予約でお困りの場合、該当IPアドレスからの予約をブロックすることができます。

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予約を便利に

複数人予約

ご家族など一度の予約操作で人数分の予約を取ることができます。動物病院様などは予約枠1つで人数だけを把握することもできます。

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自動順番メール

予約患者様には順番が近づくとメールが配信されます。クリニック様側での操作は不要で状況に応じて文面も変化します。

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マイページ発行

予約患者様には、患者様ごとに専用のマイページを発行致します。マイページではご自身の順番が分かりやすく表示されます。

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web問診票へ誘導

web問診票を導入されている場合、予約完了後のマイページからweb問診へリンクを貼り、誘導することができます。

詳しくはこちら

マイページからweb問診票へのリンクを設置することができます。予約後、来院されるまでの間に入力を完了できるため、スムーズに運用が可能となります。

予想待ち時間表示

予約画面や順番メールに「予想待ち時間」を表示することができます。1人あたりの平均診療時間の設定だけで自動的に表示します。

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電話予約対応

患者様から予約や予約キャンセルの電話があった場合に、管理画面から予約を追加したり予約を削除することができます。

詳しくはこちら

医師の指名

予約時に医師を指名することもできます。順番待ち状況画面にも指名医師が表示され、指名した医師の予約状況が分かります。

詳しくはこちら

予約画面上に医師指名の項目を表示致します。マイページなどの順番待ち状況の画面では、予約番号と一緒に指名をした医師名も表示されますので、従来の全体での待ち人数に加え、指名した医師の順番待ち状況も把握できるようになります。
この機能を利用される場合は、こちらで指名可能な医師全員のリストを設定させていただくことで、管理画面からその時々で予約可能な医師を選択して設定することができるようになります。

運用を便利に

診察室でも操作

FAST LISTはどこからでも操作可能です。受付でメイン操作を行い、診察室でもパソコンやタブレットを使用して予約状況を把握するといったご利用も可能です。

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1clickで追加

「1クリックで追加」にチェックを入れると、入力画面へ進まずに、飛込み患者様を瞬時に1人追加することが可能です。(患者様のお名前は整理番号となります。)

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外出ボタン

患者様が来院後に一旦外出される際は、「外出」ボタンを押していただくことで、背景色が変わり「外出中」ラベルがマークされ容易に判別できるようになります。

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ラベルを付ける

1クリックで患者様にラベル付けが可能です。「カ」ボタンを押すと「カルテOK」ラベルが付くなど、ボタンとラベルを自由に複数設定することができます。

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メモを残す

管理画面上に簡単なメモを残しておくことができるスペースがあります。メモは受付と診察室など離れた場所でも管理画面上で共有することができます。

詳しくはこちら

新着予約通知

新しく予約が入ったり、予約がキャンセルされた場合に管理画面に通知します。通知方法は音、画面から選ぶことができ、「通知しない」に設定もできます。

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経過時間表示

患者様がリストに追加されてからの経過時間や、来院されてからの経過時間を、管理画面に表示することができます。経過時間によって色分けされます。

詳しくはこちら

サポート

分かりやすいマニュアル

日々の操作・作業の流れや機能について図解で読みやすく解説した、分かりやすいPDFマニュアルをご用意しています。

詳しくはこちら

周知用リーフレット

お申し込みの方には、予約システムの導入を患者様にお知らせするためのリーフレットを差し上げています。

詳しくはこちら

リストの復元

患者様を間違えて削除してしまった場合も、リストを1つ前、2つ前・・・ の状態に患者様リストを戻すことができます。

詳しくはこちら

自動バックアップ

順番待ちリストは自動的にバックアップされていますので、万が一のサーバーダウン時にも直近のリストを閲覧可能です。

詳しくはこちら

オンラインサポート

管理画面から掲示板感覚でダイレクトに問い合わせが可能で、システムを熟知した技術者が管理画面内へと迅速に回答します。

詳しくはこちら

柔軟なカスタマイズ対応

より便利にお使いいただけるよう、クリニック様ごとのご都合に合わせて個別にカスタマイズ対応を致します。ご相談ください。

詳しくはこちら

クリニック様ごとにご都合は様々で、ちょっとした変更により、毎日の運用が楽になったり便利にお使いいただけることがあります。クリニック様ごとのご都合に合わせて個別にカスタマイズ対応を致しておりますので、まずはご相談ください。

その他

特定の曜日だけ運用

毎日ではなく例えば毎週土曜日だけ運用するといったご利用方法も可能です。

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臨時診療・休診

「今日だけ「午前診療のみ」に設定する」といった診療時間区分の臨時変更も可能です。

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注意書き

診療時間について、予約についてなど、予約画面に様々な注意書き表示が可能です。

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SSL標準仕様

FAST LISTではSSLを標準仕様として導入しておりデータ通信は暗号化されます。

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詳細なシステム設定

診察券番号を入力するか、来院する目安人数など、管理画面から細かな設定変更が可能です。

詳しくはこちら

ハイスペックサーバー

高水準の堅牢性、安定性、速度を誇り、24時間365日有人監視のハイスペックサーバーです。

詳しくはこちら

FAST LISTはクラウド上で動作するため、クリニック様側によるインストールやアップデート作業が不要です。システムは国内有数の実績を誇るサーバー会社で管理しており、高水準の堅牢性、安定性、速度、セキュリティーでご提供致しております。サーバーは24時間365日、有人監視されており、万が一のトラブル時には技術者がすぐに対応致します。

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